Даже если
стоимость передачи сообщения оплачивает отправитель, получатель все рав-
но несет расходы на факсовую бумагу. Большинство современных факси-
мильных аппаратов снабжено автоматической электронной системой, предос-
тавляющей список телефонных номеров, на которые передавалось сообщение.
Опасение разоблачения сотрудника, решившего послать по факсу сообщение
частного характера, естественно, не должно быть причиной, удерживающей
его от такого шага. Однако существование этой автоматической системы
контроля порой служит дополнительным предостережением от использования
факсимильных аппаратов в личных целях, подкрепляя честность каждого из
сотрудников.
Факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, на
последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу -
недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные
материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите
получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если за-
держка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же, как про-
фессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой
бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для
вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не
следует использовать для частных приглашений или сообщений.
На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен
быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и ко-
личество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил
весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно ука-
зать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было
доставлено точно по назначению.
Электронная почта
Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации.
Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже
должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не пред-
назначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получа-
теля или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по
электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание
будет получено ими конфиденциально. Электронную почту не следует ис-
пользовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютер-
ное время оплачивается получателем.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально со-
ответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально
составленными.
ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Бумага для делового письма
Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку
впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значе-
ние. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего ка-
чества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания
сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает
такими же качествами.
Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или
слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов.
Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в
обычный конверт для деловой корреспонденции.
Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них
должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль ско-
ро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следу-
ет поместить в шапку бланка.
Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответствен-
ных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисне-
ным шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом
случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его
или ее подписи.
Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и мужчины,
и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки.
На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя
сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степе-
ни, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может ука-
зать должность руководителя под напечатанным именем после личной подпи-
си. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же
его следует указать, приписав "мисс", "миссис" или "Ms.".
При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне
конверта.
Содержание делового послания
Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой
проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно
быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно
знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступле-
ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су-
ти проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь.
Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего
письма.
Адрес получателя
В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается
слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно
так же, как и на конверте.
7 июня 1992 г.
Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк,
Нью-Йорк, 10027
Дорогой М-р Джонсон,
Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если да-
ту, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите
вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.
Обращение
В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться
принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если
вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то
и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он
остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует
обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".
Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение
на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и
продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику
по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Ког-
да же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить
вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое
время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так:
"Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона
поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: сло-
ва "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее фор-
мальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое сло-
вами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить
более официальные отношения.
Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, сле-
дует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот чело-
век, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу коррес-
понденцию конкретному лицу.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279
стоимость передачи сообщения оплачивает отправитель, получатель все рав-
но несет расходы на факсовую бумагу. Большинство современных факси-
мильных аппаратов снабжено автоматической электронной системой, предос-
тавляющей список телефонных номеров, на которые передавалось сообщение.
Опасение разоблачения сотрудника, решившего послать по факсу сообщение
частного характера, естественно, не должно быть причиной, удерживающей
его от такого шага. Однако существование этой автоматической системы
контроля порой служит дополнительным предостережением от использования
факсимильных аппаратов в личных целях, подкрепляя честность каждого из
сотрудников.
Факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, на
последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу -
недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные
материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите
получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если за-
держка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же, как про-
фессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой
бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для
вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не
следует использовать для частных приглашений или сообщений.
На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен
быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и ко-
личество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил
весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно ука-
зать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было
доставлено точно по назначению.
Электронная почта
Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации.
Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже
должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не пред-
назначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получа-
теля или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по
электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание
будет получено ими конфиденциально. Электронную почту не следует ис-
пользовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютер-
ное время оплачивается получателем.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально со-
ответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально
составленными.
ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Бумага для делового письма
Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку
впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значе-
ние. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего ка-
чества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания
сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает
такими же качествами.
Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или
слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов.
Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в
обычный конверт для деловой корреспонденции.
Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них
должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль ско-
ро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следу-
ет поместить в шапку бланка.
Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответствен-
ных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисне-
ным шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом
случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его
или ее подписи.
Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и мужчины,
и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки.
На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя
сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степе-
ни, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может ука-
зать должность руководителя под напечатанным именем после личной подпи-
си. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же
его следует указать, приписав "мисс", "миссис" или "Ms.".
При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне
конверта.
Содержание делового послания
Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой
проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно
быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно
знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступле-
ния, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении су-
ти проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь.
Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего
письма.
Адрес получателя
В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается
слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно
так же, как и на конверте.
7 июня 1992 г.
Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк,
Нью-Йорк, 10027
Дорогой М-р Джонсон,
Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если да-
ту, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите
вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.
Обращение
В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться
принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если
вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то
и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он
остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует
обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".
Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение
на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и
продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику
по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Ког-
да же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить
вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое
время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так:
"Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона
поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: сло-
ва "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее фор-
мальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое сло-
вами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить
более официальные отношения.
Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, сле-
дует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот чело-
век, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу коррес-
понденцию конкретному лицу.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279