Украинские специалисты, в том числе специалисты МАУП, разработали и описали более активные и конкретные способы экономической разведки, которые были опубликованы в работах А. А. Чернявского [19; 20].
ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО МОНИТОРИНГА
Метод моментных наблюдений: опыт применения в менедж-• менте. Вопросы внутреннего мониторинга почти не освещены в литературных источниках о менеджменте.
Менеджеры всех уровней часто хотят определить характер затрат рабочего времени своих работников, уточнить рациональность выполнения ими своих функциональных обязанностей, получить сведения о загрузке технологического оборудования и т. п.
Все процессы, наблюдаемые нами, можно расчленить на отдельные моменты во времени. Из отдельных моментов складываются рабочие приемы, операции, простые и комплексные процессы, которые мы постоянно выполняем, не задумываясь над их классификацией.
Автор настоящих строк, будучи в разное время менеджером различных уровней, успешно использовал метод моментных наблюдений в течение 30 лет в процессе производственной, научной деятельности и в повседневной практике.
Метод моментных наблюдений основан на теории вероятности и на математической статистике. Здесь изложен упрощенный способ его применения руководителями и специалистами во всех сферах человеческой деятельности, не имеющими специальной подготовки.
Как показал опыт, при изучении любого процесса, например использования рабочего времени работниками, не нужно постоянно вести наблюдения за ними, стоять "над душой". Это нервирует работника, приводит к снижению качества выполняемых работ. Лучше в течение некоторого отрезка времени накопить в произвольно выб-
71
ранные моменты времени определенное количество наблюдений, которое можно рассчитать по формуле
где М - необходимое количество моментных наблюдений для получения информации, ед.; п - количество изучаемых элементов затрат рабочего времени (машин, оборудования и т. п.), ед.; Я - заданная точность результатов моментных наблюдений, целые единицы (не проценты!).
Наблюдениями может быть одновременно охвачено несколько человек (машин, механизмов), находящихся в поле зрения наблюдателя.
Например, руководитель, входя в офис в начале рабочего дня, отмечает, что один из работников раскладывает документы на своем рабочем месте, другой работник ведет деловой разговор по телефону, третий снимает верхнюю одежду. Каждый из них в момент наблюдения выполняет характерные операции.
Но на основе этих трех моментов нельзя сделать вывод, что треть времени работники тратят на подготовку к работе, треть - на деловые разговоры и треть времени - на подготовительно-заключительную работу (снятие верхней одежды, надевание спецодежды).
Если руководитель захочет провести более точные наблюдения использования рабочего времени работниками, он должен накопить определенное количество наблюдений.
Для этого по приведенной формуле следует рассчитать необходимое количество наблюдений, обозначив точность, например, на уровне 5 %. Необходимо определить также цель наблюдений и категории исследуемых элементов затрат рабочего времени.
Элементы затрат могут быть классифицированы следующим образом:
• подготовительно-заключительная работа (ПЗР);
• оперативная работа (ОР);
• непредвиденная работа (HP);
• отдых и время на личные потребности (О);
• нарушение трудовой дисциплины (НТД). ,,;.
72
Одновременно наблюдениями можно охватить 10-20 работников
(машин, единиц оборудования). ,:
Подготовка к наблюдениям
Наблюдатель определяет цель и задачи:
• выявление резервов времени работников;
• расчет загрузки оборудования;
• изучение рабочего времени работников и др.
Затем выбирается объект наблюдения: отдел, участок, цех и др.
Определяется количество работников (машин, оборудования), за которыми будут проведены наблюдения.
Рассчитывается минимально необходимое количество моментов наблюдения. Например, наблюдения будут проводиться за 4 работниками по 5 элементам затрат рабочего времени. Таким образом, одновременно будет зафиксировано моментов наблюдений: 4 • 5 = 20.
Принимается точность наблюдений, равная 5 %:
Затем наблюдатель делает в записной книжке условные записи: ФИО работника (название станка и т. п.), элементы затрат в виде аббревиатур: ПЗР, OP, HP, О, НТД.
Проведение наблюдений
За начало наблюдения берется время начала рабочего дня, смены. Наблюдатель осматривает объект наблюдения и мысленно отмечает, чем в данный момент занят работник и какой элемент затрат соответствует его занятию.
Элементы затрат можно зафиксировать в записной книжке через несколько минут, выйдя из поля зрения работников.
73
Пометки в записной книжке о количестве моментных наблюдений делаются с помощью точек и черточек.
УСЛОВНАЯ СХЕМА ПОМЕТОК КОЛИЧЕСТВА МОМЕНТНЫХ НАБЛЮДЕНИЙ
Количество моментов
Условное обозначение
Количество моментов
Условное обозначение
1 2 3 4 5
•
•
• •
• • • *
• *
i :
6 7 8 9 10
•
\
X
Затем наблюдатель в произвольно выбранный момент рабочего времени снова осматривает объект наблюдения и по принятой схеме отмечает элемент затрат рабочего времени. Наблюдения проводятся до тех пор, пока общее количество моментов наблюдений не достигнет принятой цифры (в данном случае 282).
Наблюдатель может прерывать наблюдения в этот день, проводить их на следующий день или через несколько дней. При этом точность замера не изменится, что особенно удобно для руководителя, который не может посвятить одноразово много времени для проведения наблюдений.
Моментные наблюдения следует проводить в различное время рабочего дня: утром, в середине дня, в конце дня и, если требуется, после окончания рабочего дня.
Для запоминания наблюдатель может в записной книжке обозначить даты проведения наблюдений и особые условия (например, отметить работу по окончании рабочего дня).
Обработка результатов наблюдений
При проведении наблюдений руководитель может столкнуться с самыми неожиданными ситуациями, которые могут быть особо опасными для окружающих (например, возможность аварии и несчастного случая). В таких ситуациях необходимо принимать кардинальные решения, чтобы не допустить травмирования, аварии и других негативных последствий.
74
Обработка результатов моментных наблюдений начинается с подсчета количества моментов, зафиксированных по каждому виду затрат рабочего времени. Запись наблюдений может иметь такой вид:
Наблюдатель подсчитывает количество моментов наблюдений, зафиксированных по каждому виду затрат рабочего времени, общее их количество и определяет удельный вес каждого элемента затрат.
Пример подсчета:
Всего зафиксировано 300 моментов наблюдений (при расчетном количестве 282 момента), чего вполне достаточно для получения результатов использования рабочего времени сотрудников с точностью 5 %.
Распределение рабочего времени по видам затрат
Подготовительно-заключительная работа занятых на предприятии составила 18 моментов, или 6 % общих затрат рабочего времени; оперативная работа - 192 момента, или 64 %; непредвиденная работа - 33 момента, или 11 %; отдых работников - 30 моментов, или 10 %;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55