Прошло два месяца. С каждым телефон-
ным звонком я узнавала, что число заявок
уменьшалось в результате отбора -с 10 до
8, потом до 5, потом до 3, потом до 2. Заявка
нашей фирмы все еще котировалась. Более
того, вскоре я узнала, что нам предложили
контракт. Но почему?
129
ГЛАВА 8
После знаменательного дня начала практи-
ческих занятий мы с моей клиенткой пошли
обедать. Я чувствовала себя обязанной задать
вопрос, ответ на который помог бы мне по-
нять, почему нашей фирме предложили кон-
тракт на 64 тысячи долларов. Чем заявка на-
шей фирмы заслужила того, чтобы ее выде-
лили среди других? Почему она была выбра-
на из 10 заявок? Ответ был прост. Моя
клиентка объяснила, что, хотя другие компа-
нии готовили великолепные заявки, но когда
подошло время принимать окончательное ре-
шение, организационный комитет проанали-
зировал состояние дел в целом. Решающим
фактором, который выделил нашу заявку
среди заявок конкурентов, было то, что мы
были единственной фирмой, которая сдала
свои предложения вовремя!
О чем говорит этот случай? О том, что вы
не должны стремиться только к тому, чтобы
любой ценой заработать на бизнесе. Ключ к
успеху - это энергично и пунктуально дово-
дить дело до конца.
Серьезные ошибки
в работе с корреспонденцией.
Подведение итогов
Почему я постоянно делаю упор на пунк-
туальность?
По многим причинам. Ваша способность
(или неспособность) быть пунктуальным от-
ражает вашу сущность. Никто не хочет
иметь дело с человеком, у которого стало
130
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
привычкой опаздывать или не придержи-
ваться рамок отведенного времени.
Я постоянно ссылаюсь в этой главе на пун-
ктуальность еще и потому, что отсутствие
пунктуальности - это одна из наиболее рас-
пространенных ошибок в работе с письмен-
ной корреспонденцией. И еще раз о других
ошибках:
Использование имени, а не фамилии, ког-
да того не стоит делать.
Использование обращения <уважаемый
сэр/мадам> вместо <тому, к кому это мо-
жет иметь отношение>.
Использование местоимения <я> в пер-
вом предложении письма.
Рассылка письменной корреспонденции в
небрежном виде - с неправильными сло-
вами, исправлениями, грамматическими
ошибками, опечатками и т. д. -
Неумение профессионально оформлять
конверты, а также писать само письмо.
Неумение ограничить сопроводительное
письмо одной страницей.
Научитесь избегать этих грубых ошибок, и
этим вы уже обгоните других в профессио-
нальной переписке.
Особенности пользования факсом
Кто мог предвидеть, что всего за одно по-
коление факс-аппараты станут таким же
обычным явлением на рабочем месте, как и
131
ГЛАВА 8
офисные копировальные аппараты? Хотя эта
новая техника ускоряет передачу информа-
ции, она в то же время может испортить
ваши отношения с другими людьми так же
быстро, как может дойти до адресата факс.
Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
>
Посылайте сообщения по факсу, -если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупных корпорациях и других организа-
циях переданное по факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему? Во многих слу-
чаях потому, что хотя они и смогли навести
лоск на свой имидж, но им не удалось сде-
лать то же в отношении своей внутренней
переписки -- записок в частности.
Начинающие работники должны использо-
вать этот вид внутренней переписки с особой
осторожностью. Если вы рассылаете слиш-
ком много записок, ваши коллеги и служа-
щие начнут думать, что вы заинтересованы в
прибылях фирмы, производящей бумагу,
или что у вас слишком мало работы. Задача
записки состоит в том, чтобы довести одну и
ту же информацию (свежие новости компа-
нии, должностные характеристики и т. д.).
Если ваша записка не отвечает этим критери-
ям, то не посылайте ее. Забавно, исследова-
ния показали, что у многих менеджеров под-
готовка обычной записки отнимает почти
час. Если служащий получает 35 тысяч дол-
ларов в год, то это означает, что одна записка
компании может стоить 15 долларов 75 цен-
133
ГЛАВА а
офисные копировальные аппараты? Хотя эта
новая техника ускоряет передачу информа-
ции, она в то же время может испортить
ваши отношения с другими людьми так же
быстро, как может дойти до адресата факс.
Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
с.
Посылайте сообщения по факсу, если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупныхорпорациях и других организа-
циях переданноёно факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37