4.2.2. Подготовка решений к исполнению.
Сформулированное, обоснованное, согласованное и утвержденное решение должно быть подготовлено для исполнения, что иногда является довольно сложным мероприятием. Практика свидетельствует о том, что некоторые руководители, предвидя сложность претворения решения в жизнь, нередко выбирают более простые и элементарные варианты подготовки, реализации и выполнения решения. Процедура подготовки решения к исполнению требует осуществления ряда действий еще в период формирования, подготовки и принятия самого решения, когда необходимо предусмотреть не только моменты, обусловливающие процесс «что делать», но и кто, где, каким образом, в какие сроки, когда должен выполнить отдельный элемент или всю задачу в целом. Работа предполагает процедуру по претворению решения в жизнь на основании интеллектуальной концепции плана, изложенного на бумаге. При выполнении этой работы необходимо помнить, что руководитель не всегда полностью представляет себе проблемы, возникающие в связи с подготовкой решения к исполнению. Подчас среди руководителей бытует мнение, что если они разработали и утвердили решение, то работа по решению проблемы закончена. «Приклони ухо твое, и слушай слова мудрых, и сердце твое обрати к моему знанию». Выполняя данную работу, необходимо детально запланировать весь процесс подготовки решения к исполнению, конкретно указав, кто, когда и какие функции должен выполнять, что позволит избежать путаницы, дублирования и всяческих нарушений. Для этого рекомендуется разрабатывать рабочие графики, предусматривая издержки в связи с перестройкой всей работы и определяя конкретные сроки начала работ новым способом, а также устанавливая затраты времени на перестройку каждой операции. При этом целесообразно применять метод имитационного моделирования реальной ситуации и практические проверки программы действий. Подготовка решения к исполнению предполагает возможность изменения существующего распорядка работы сотрудников. Необходимо также учитывать, что процесс введения решений подчас сдерживается не только из-за возникающих различных технических или организационных препятствий, но и необходимости преодоления различных психологических барьеров, недопонимания или даже скрытого сопротивления предполагаемым различным изменениям, проявляемым в виде простого игнорирования решений или же в виде затягивания сроков их выполнения. «Ленивый опускает руку свою в чашу и не хочет донести ее до рта своего». В процессе подготовки решения к исполнению необходимо учитывать свершившиеся факты для минимизации интервенции. Из этого логически следует, что упреждающие действия всегда менее затратны, чем пермутационные (конструктивные или деструктивные). В наиболее обобщенной форме это положение можно сформулировать следующим образом: если стремитесь получить в определенный момент желаемое состояние дел при наименьших затратах, старайтесь заранее (когда это сравнительно легко) установить такое состояние вещей, которое бы автоматически привело в определенный момент к такому преднамеренному состоянию дел, когда для его сохранения достаточно было бы чистой инвигиляции или, по крайней мере, только упреждающих действий и не нужно было бы предпринимать более затратных конструктивных действий. Таким образом, мы сформулировали положение, которое можно назвать принципом антиципации. Сохранение неподвижного (инертного) исходного состояния, например, при хранении чего-то постоянного (книг в библиотеке) является автоматическим процессом. Мы можем что-то сформировать, приобрести, выработать отношение к чему-либо и т. д. Процесс инерции сохраняет автоматически это состояние, и нам остается всего лишь его поддерживать. В таком случае мы говорим, что состояние дел, о котором идет речь, находится в правильном положении относительно наших намерений или что мы находимся по отношению к этим намерениям в правильном положении. Ясно, что этот положительный аспект подлежит градации в зависимости от степени трудности поддержания ситуации: «Предлагаем то-то, и если Вы до такого-то числа не дадите отрицательного ответа, мы позволим себе считать наше предложение принятым». Письма такого содержания, раздражительные и причиняющие хлопоты, представляют, увы, хорошую иллюстрацию применения метода свершившихся фактов. Авторы подобных писем правильно рассчитывают на следствия инерции. Они считают свое предложение принятым и пользуются этим, если адресат не утруждает себя отрицательным ответом. Роль руководителя при подготовке решений к исполнению, кроме вышеуказанного, сводится к следующему: а) в конкретной и доходчивой форме разъяснение преимуществ нововведения для убеждения конкретных исполнителей в его принятии; б) привлечение исполнителей к посильному участию в формировании и обсуждении решения, а особенно в вопросах изменения и отклонения его деталей; в) предотвращение, по возможности, отрицательных последствий решения; г) поощрение работников, проявивших гибкость и понимание изменений и перестроивших свои действия, поступки, навыки в соответствии с требованиями решения.
4.2.3. Разработка распорядительных документов.
Разрабатывая распорядительные документы для исполнителей, необходимо стремиться к четкой и ясной формулировке каждого решения, ясному определению сущности и объема задания, указывать ответственного исполнителя, сроки и способы выполнения, предусматривать необходимые для этого средства. В этой связи, как считают праксеологи, полезными могут оказаться приемы и методы, подходы Жоржа Гостеле, занимавшегося теорией практической деятельности, которая, по его мнению, отличается от всякого иного рода человеческой деятельности тем, что имеет точно определенную цель и результаты, доступные объективному контролю. Ведь существует разница между деятельностью и ее результатами в зависимости от того, работа это или творчество. Итоги работы портного, столяра или другого ремесленника легко удается проконтролировать, произведение же художника-живописца, скульптура не удастся сравнить с целью, потому что она не была объективно известна. Только сам художник или скульптор знают, достигли ли они того, что хотели. Со многих точек зрения система Гостеле, названная по его инициативе методологией практического мастерства, является попыткой упорядочивания принципов научной организации. Ее влияние проявляется хотя бы в выделении пяти этапов «совершения благоразумного дела», сформулированных следующим образом: I этап - выбор цели - точное определение результата, который должен быть получен; II этап - обдумывание средств, приспособленных для намеченной цели в реальных условиях; III этап - выполнение плана действия при применении заданных средств; IV этап - контроль выполнения, состоящий в объективной оценке полученных результатов; V этап - определение причин неудач или недостатков данной практической деятельности. Жорж Гостеле отличает отвлеченную деятельность от деятельности конкретной. В отвлеченной деятельности человек как будто «отрывается» от этических оценок и действует по принципу «цель оправдывает средства», старается как можно точнее и как можно скорее реализовать цель с наименьшими затратами.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115