Все документы должны удостоверяться. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись — обязательный реквизит документа. Документ подписывается руководящим работником отдела или другим должностным лицом в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник отдела кадров __________ И. В. Кольцов
(подпись)
Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизит "подпись" включается наименование предприятия (организации), например:
Начальник отдела кадров
Киевского завода "Электроприбор" __________ И. В. Кольцов
03.04.98 (подпись)
Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, в финансовых документах, актах, характеристиках). В таком случае подписи располагают одна под другой (через 1,5-2 межстрочных интервала) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института ___________ ____________ В. М. Мироковский
(подпись)
Главный бухгалтер ______________________ Л. А. Говорухин
(подпись)
ГЛАВА 10
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии ________ ________ Е. М. Логунов
(подпись}
Члены комиссии: ________ _____________ Я. А. Антипов
(подпись)
______________________ И. П. Гурьянов (подпись)
————— С. К. Ершов
(подпись)
Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подготовке документа его составитель должен заранее знать, кто его будет подписывать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Оттиск печати проставляется так, чтобы он-захватил часть слов наименования должности лица, подписывающего документ. Печатью не удостоверяются служебные письма на бланках организаций, предприятий.
Отдельные виды документов после их подписания утверждаются. Это особый способ удостоверения документов, санкционирующих распространение их действия на определенный круг лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Реквизит утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по кадрам ПО "Точэлектроприбор"
____ И. В. Квят
20.03.99 (подпись)
Как правило, утверждают следующие виды документов: положения (об организациях, предприятиях, структурных подразделениях и др.); уставы предприятий и организаций, отчеты и балансы; штатные расписания, структуры; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов и др. В утвержденные документы не допускается внесение каких-либо исправлений и добавлений без разрешения лица, утвердившего документ.
Важным моментом в работе с кадровыми документами является их согласование. Прежде чем утвердить или подписать документ, его необходимо согласовать, т. е. поставить подпись (визу) должностного лица, имеющего отношение к тексту документа. Согласование должно обеспечить правильное решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности, соответствии содержания
210
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию отдела," издавшего документ. Согласование документов может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование проводится с различными подразделениями и должностными лицами своего предприятия, внешнее — с подчиненными и неподчиненными организациями.
Внутреннее согласование обычно оформляется визированием проекта документа. Виза состоит из подписи визирующего и даты согласования. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается запись: "Замечания прилагаются". На внутренних документах (например, приказах по личному составу) визы ставятся на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита "подпись". Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации или ее структурных подразделениях. Внешнее согласование можно оформить грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании какого-либо коллегиального органа.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Главный инженер завода "Электроприбор"
_________________ Расшифровка подписи
(подпись) Дата
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров, например:
Приложения:
1. План распределения молодых специалистов на 3 листах в 3 экз.
2. Справка о состоянии текучести кадров в I полугодии на 2 листах в 2 экз.
Важным реквизитом документов'является резолюция. Она содержит указания руководителя по использованию документа, включая фамилию исполнителя, предписание действий, порядок и срок исполнения (если это необходимо), подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:
Соколову П. С.
Прошу рассмотреть и подготовить ответ до 25. 03. 99
(личная подпись, дата)
или
Зам. директора по кадрам Федорчуку Г. И.
Прошу подготовить заявку на молодых специалистов, согласовав ее до 25. 04. 99
(личная подпись, дата)
ГЛАВ А 10_______________________________________________
Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции. Указание об исполнении документа дается одному или нескольким должностным лицам. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей. Резолюция пишется руководителем рукописным способом под реквизитом "адресат" параллельно основному тексту документа. Помещать резолюции на тексте, адресате и других реквизитах документа не рекомендуется.
После исполнения документа на нем делается соответствующая отметка, и он направляется в дело. Реквизит отметки об исполнении включает слова "в дело", индекс дела, в которое будет подшит документ для хранения, краткие сведения об исполнении документа по существу вопроса со ссылкой на вновь составленный документ, дату и подпись руководителя подразделения, например:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101