Учет резерва кадров на выдвижение ведется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурам должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки "Номенклатура руководителя предприятия, организации" могут быть выделены следующие подразделы: резерв начальников цехов; резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временном замещении других должностей, командировках и стажировках, выполнении специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее форме.
I ЛАВА 10
№ п/п На какую должность планируется Фамилия, имя, отчество Год рождения Образование (что и когда окончено) Место работы и должность (с какого времени)
Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком ведется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др.
Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.
При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации [2].
Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" ведется в двух основных режимах:
1) по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;
2) в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений. Выдача персональных данных возможна в таких режимах:
* разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);
* данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);
» данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);
* аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);
* вводимые и корректируемые данные (режим ввода).
С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).
Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, находящиеся в информационной базе.
Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на функциональные зоны:
220
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
• управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);
• ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);
• работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);
• работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
• контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);
• кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);
• хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальные размеры помещений кадровой службы
на предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляют около
150 квадратных метров.
Оценка эффективности работы кадровых служб*
Оценка деятельности служб управления персоналом — это систематический и планомерно организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в целом [12]. Оценка деятельности кадровой службы основывается на определении эффективности кадровой работы, направленной на достижение целей организации и качественное выполнение стоящих перед ней задач. Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими внимание на основных проблемах управления персоналом (качество кадровой работы, удовлетворенность работников организации, исполнительская дисциплина, текучесть кадров и др.). Оценка деятельности кадровых служб опирается на критерии эффективности, выраженные в объективных показателях развития производства (табл. 16).
Количественная оценка деятельности кадровых служб предполагает точное определение издержек, необходимых для эффективной реализации фирменной кадровой политики. При этом следует учитывать расходы как на содержание персонала, так и на его пополнение и обучение. В составе затрат на содержание персонала въАдеятнотся различные группы основных и дрпоздаупепъных расходов, что показано на рис. 19. Средние затраты на кадровые мероприятия по пополнению и обучению штата сотрудников организации рассчитываются так [12]:
* См.: Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1997. —С. 483—501.
221
I J I ABA 1U
Средние издержки на одного принятого работника
Средние затраты на обучение одного работника
Затраты на отбор персонала Количество принятых работников Общая стоимость обучения Количество обучившихся
Показатели оценки эффективности деятельности подразделений по управлению персоналом [12]
Таблица 16
Показатели собственно экономической эффективности Показатели степени соответствия Показатели степени удовлетворенности работников Косвенные показатели эффективности
Соотношение издержек, необхо- Соответствие Удовлетво- Текучесть кадров
димых для обеспечения организа- численности ренность Уровень абсен-
ции квалифицированной рабочей работников и работой тизма
силой соответствующего количества и качества, и полученных числа рабочих мест (количествен- в данной организации Производитель-
результатов деятельности ная укомплекто- Удовлетво- ность труда Показатели
Затраты на отдельные направления и программы деятельности работников и организиции в целом ванность кадрового состава) Соответствие профессионально- ренность деятельностью подразделений качества продукции (процент брака, реклама-
Эффект воздействия отдельных квалификацион- управления ций и пр.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101
I ЛАВА 10
№ п/п На какую должность планируется Фамилия, имя, отчество Год рождения Образование (что и когда окончено) Место работы и должность (с какого времени)
Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком ведется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др.
Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.
При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации [2].
Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" ведется в двух основных режимах:
1) по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;
2) в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений. Выдача персональных данных возможна в таких режимах:
* разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);
* данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);
» данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);
* аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);
* вводимые и корректируемые данные (режим ввода).
С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).
Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, находящиеся в информационной базе.
Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на функциональные зоны:
220
__________________ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВЫХ СЛУЖБ
• управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);
• ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);
• работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);
• работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
• контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);
• кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);
• хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальные размеры помещений кадровой службы
на предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляют около
150 квадратных метров.
Оценка эффективности работы кадровых служб*
Оценка деятельности служб управления персоналом — это систематический и планомерно организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в целом [12]. Оценка деятельности кадровой службы основывается на определении эффективности кадровой работы, направленной на достижение целей организации и качественное выполнение стоящих перед ней задач. Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими внимание на основных проблемах управления персоналом (качество кадровой работы, удовлетворенность работников организации, исполнительская дисциплина, текучесть кадров и др.). Оценка деятельности кадровых служб опирается на критерии эффективности, выраженные в объективных показателях развития производства (табл. 16).
Количественная оценка деятельности кадровых служб предполагает точное определение издержек, необходимых для эффективной реализации фирменной кадровой политики. При этом следует учитывать расходы как на содержание персонала, так и на его пополнение и обучение. В составе затрат на содержание персонала въАдеятнотся различные группы основных и дрпоздаупепъных расходов, что показано на рис. 19. Средние затраты на кадровые мероприятия по пополнению и обучению штата сотрудников организации рассчитываются так [12]:
* См.: Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1997. —С. 483—501.
221
I J I ABA 1U
Средние издержки на одного принятого работника
Средние затраты на обучение одного работника
Затраты на отбор персонала Количество принятых работников Общая стоимость обучения Количество обучившихся
Показатели оценки эффективности деятельности подразделений по управлению персоналом [12]
Таблица 16
Показатели собственно экономической эффективности Показатели степени соответствия Показатели степени удовлетворенности работников Косвенные показатели эффективности
Соотношение издержек, необхо- Соответствие Удовлетво- Текучесть кадров
димых для обеспечения организа- численности ренность Уровень абсен-
ции квалифицированной рабочей работников и работой тизма
силой соответствующего количества и качества, и полученных числа рабочих мест (количествен- в данной организации Производитель-
результатов деятельности ная укомплекто- Удовлетво- ность труда Показатели
Затраты на отдельные направления и программы деятельности работников и организиции в целом ванность кадрового состава) Соответствие профессионально- ренность деятельностью подразделений качества продукции (процент брака, реклама-
Эффект воздействия отдельных квалификацион- управления ций и пр.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101