К некоторым из них вы можете подготовиться, если заведомо хорошо знаете предмет своего выступления и аудиторию. Если вы знаете свой предмет вдоль и поперек, вы сможете ответить на квалифицированные вопросы, если содержание вопроса кажется вам сомнительным, не бойтесь возразить, высказать иную точку зрения.
Вы не должны волноваться и чувствовать, что вы что-то упустили в ходе выступления, если вам задают вопросы по существу! Очень важно, особенно если вы испытываете напряжение, внимательно выслушать сказанное, не пытаясь подставлять иной смысл или «угадывать» мысль человека, не опережайте того, кто задает вам вопрос, дослушайте до конца. Отвечайте коротко, четко и предельно конкретно, не проводите дополнительную презентацию.
Если это необходимо, возьмите время на обдумывание ответа, вернувшись несколько назад, как бы уточняя общий контекст, например: «Это очень значимый момент, позвольте мне показать, что я представил его достаточно полно. Знаете ли вы, что?..»
Не давайте поймать вас в ловушку общения с од-ним-единственным человеком в аудитории. Вы можете положить конец такому диалогу, сказав: «Очевидно, что нам двоим есть что сказать друг другу в связи с этой темой, может быть, мы продолжим разговор за чашкой кофе?»
Если вопрос подкосил вас — вы действительно не знаете, что сказать в ответ, — так и заявите. Скажите тому, кто задал вопрос, что вы постараетесь найти ответ и сообщить эти сведения ему или ей (и обязательно сделайте это!), или предложите направить ему или ей материал для прочтения по теме, который может оказаться полезным.
Если кто-то из присутствующих говорит и говорит, не задавая конкретных вопросов, вы можете сказать этому человеку: «Простите, что я перебиваю вас, но у нас довольно ограниченное время, а потому я попросил бы вас сформулировать суть вашего вопроса».
Если слушатель настроен откровенно враждебно, обращайтесь с ним как с обычным рассерженным человеком. Сразу же назовите вслух сам факт: «Я вижу, что вас это очень серьезно задело» или «Я вижу, что вы крайне обеспокоены этой проблемой» — то есть признайте право человека на враждебность как на обычное человеческое переживание. Дайте ему возможность высказаться, пока его гнев не ослабеет, затем вы сможете перейти к рациональному разговору на уровне фактов, а не мнений.
Прежде всего помните: вы должны контролировать ситуацию. Это ваша презентация, это ваша информация, вы контролируете темп разговора, вы можете менять направление дискуссии. Что бы ни случилось, вы можете с этим справиться.
Совещания и встречи
Совещания и встречи, независимо от того, проходят они на двусторонней или многосторонней основе, занимают большое место в деловой жизни любого менеджера и руководителя. Хорошие навыки общения крайне важны — умение влиять, убеждать, выслушивать, давать советы, — равно как и способность развивать взаимоотношения и поддерживать добрую волю к сотрудничеству у работников собственной компании, поставщиков, клиентов и потребителей. Все это, вместе взятое, и является самоутверждением руководителя.
Менеджер, не умеющий утверждать себя, может упустить возможности, стремление нравиться может возобладать у него над стремлением действовать эффективно, забота о чувствах членов своей команды может затемнить представление о том, что является наилучшим для самой команды и всей организации в целом. Агрессивный менеджер может добиться немедленных, краткосрочных результатов, но подорвать долгосрочное доверие своей команды и готовность к сотрудничеству. Давайте сначала рассмотрим вашу роль как участника совещания или встречи. Если только у вас нет жестко определенного места, постарайтесь сесть поближе к председателю.
Еще со средних веков статус человека во многом проявлялся в том, какое место в собрании он занимал. Самый дорогой гость, самый уважаемый человек всегда будет сидеть рядом с хозяином или руководителем. Более того, наиболее важные и конфиденциальные разговоры тоже ведутся в присутствии председателя или поблизости от него. Чем дальше вы находитесь, тем меньше у вас шансов внести свой вклад в обсуждение темы. С другой стороны, если вы не слишком уверены в своем положении или не хотите высказываться по конкретному вопросу, поставленному на повестку дня, вы все равно окажетесь «в гуще событий». Участвовать, выступая в качестве активного слушателя, намного легче, когда вы сидите ближе к председателю, чем когда вы находитесь на противоположном конце стола, на периферии событий.
С точки зрения пространственного позиционирования не забывайте, что расположение лицом к лицу может восприниматься как конфронтация. Это может внести особый тон в ваше выступление в дискуссии и его восприятие окружающими. Предпочтительно оказаться «в одном ряду» со своими союзниками в том или ином вопросе, а не напротив них. Помните также, что групповая динамика может оказывать весьма странное воздействие на людей. Они по-разному ведут себя «группой» и поодиночке.
Выслушивание собеседников является гораздо более трудной проблемой во время совещания, чем в личной беседе с глазу на глаз. Так происходит, потому что в собрании каждый хочет высказаться, внести свой вклад в формирование общего мнения, а потому все ищут удобную ситуацию, чтобы прервать выступающего и произнести свое слово. Таким образом, просто сидеть и внимательно слушать говорящих недостаточно эффективно. Вы должны сознательно практиковаться в активном выслушивании, если собираетесь часто принимать участие в совещаниях.
Вам также потребуется тренировка в решительном отстаивании своей точки зрения, умении ясно, четко и энергично сформулировать свое мнение. Если вы располагаете информацией, давайте факты, а не мнения. Если вы не согласны с предыдущим оратором, уважайте и признавайте его точку зрения, хотя она и отличается от вашей, заявите об этом недвусмысленно, прежде чем вносить собственный вклад в обсуждение темы. Избегайте подобных замечаний: «Это нелепая идея», они привносят оттенок личностной оценки. Вместо этого вы можете сказать: «Меня несколько настораживает (смущает) это предложение, поскольку…». Всегда старайтесь вносить альтернативное предложение, а не просто критиковать то, что предлагают другие.
Если вы посещаете неформальную встречу — иначе говоря, вы не обязаны получать разрешение взять слово у председателя собрания — и вам необходимо прервать агрессивно настроенного оратора, оставайтесь спокойным и дождитесь возможности вмешаться мягко и не внося дополнительного раздражения. Используйте эффективные приемы языка тела, чтобы всем было ясно, что вы хотите внести свой вклад в обсуждение данного вопроса, и, если это необходимо, используйте имя выступающего, чтобы привлечь его внимание — что-то вроде: «Питер, я хотел бы кое-что добавить к твоим словам».
Начинайте говорить с той же громкостью и интонацией, что и предыдущий оратор, пока не возьмете ситуацию в свои руки. Зафиксировав то, что сказал Питер, покажите, что вы его внимательно выслушали и поняли его точку зрения: «Думаю, я понял то, что вы говорите, — вы полагаете… но мне кажется, что на это можно взглянуть иначе». Если агрессия Питера находится на пике, возможно, вам придется вмешиваться таким образом несколько раз, все время используя его имя и демонстрируя прием «заезженной пластинки» — повторение вашего комментария, пока человек не успокоится и не даст вам возможность высказать вашу точку зрения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Вы не должны волноваться и чувствовать, что вы что-то упустили в ходе выступления, если вам задают вопросы по существу! Очень важно, особенно если вы испытываете напряжение, внимательно выслушать сказанное, не пытаясь подставлять иной смысл или «угадывать» мысль человека, не опережайте того, кто задает вам вопрос, дослушайте до конца. Отвечайте коротко, четко и предельно конкретно, не проводите дополнительную презентацию.
Если это необходимо, возьмите время на обдумывание ответа, вернувшись несколько назад, как бы уточняя общий контекст, например: «Это очень значимый момент, позвольте мне показать, что я представил его достаточно полно. Знаете ли вы, что?..»
Не давайте поймать вас в ловушку общения с од-ним-единственным человеком в аудитории. Вы можете положить конец такому диалогу, сказав: «Очевидно, что нам двоим есть что сказать друг другу в связи с этой темой, может быть, мы продолжим разговор за чашкой кофе?»
Если вопрос подкосил вас — вы действительно не знаете, что сказать в ответ, — так и заявите. Скажите тому, кто задал вопрос, что вы постараетесь найти ответ и сообщить эти сведения ему или ей (и обязательно сделайте это!), или предложите направить ему или ей материал для прочтения по теме, который может оказаться полезным.
Если кто-то из присутствующих говорит и говорит, не задавая конкретных вопросов, вы можете сказать этому человеку: «Простите, что я перебиваю вас, но у нас довольно ограниченное время, а потому я попросил бы вас сформулировать суть вашего вопроса».
Если слушатель настроен откровенно враждебно, обращайтесь с ним как с обычным рассерженным человеком. Сразу же назовите вслух сам факт: «Я вижу, что вас это очень серьезно задело» или «Я вижу, что вы крайне обеспокоены этой проблемой» — то есть признайте право человека на враждебность как на обычное человеческое переживание. Дайте ему возможность высказаться, пока его гнев не ослабеет, затем вы сможете перейти к рациональному разговору на уровне фактов, а не мнений.
Прежде всего помните: вы должны контролировать ситуацию. Это ваша презентация, это ваша информация, вы контролируете темп разговора, вы можете менять направление дискуссии. Что бы ни случилось, вы можете с этим справиться.
Совещания и встречи
Совещания и встречи, независимо от того, проходят они на двусторонней или многосторонней основе, занимают большое место в деловой жизни любого менеджера и руководителя. Хорошие навыки общения крайне важны — умение влиять, убеждать, выслушивать, давать советы, — равно как и способность развивать взаимоотношения и поддерживать добрую волю к сотрудничеству у работников собственной компании, поставщиков, клиентов и потребителей. Все это, вместе взятое, и является самоутверждением руководителя.
Менеджер, не умеющий утверждать себя, может упустить возможности, стремление нравиться может возобладать у него над стремлением действовать эффективно, забота о чувствах членов своей команды может затемнить представление о том, что является наилучшим для самой команды и всей организации в целом. Агрессивный менеджер может добиться немедленных, краткосрочных результатов, но подорвать долгосрочное доверие своей команды и готовность к сотрудничеству. Давайте сначала рассмотрим вашу роль как участника совещания или встречи. Если только у вас нет жестко определенного места, постарайтесь сесть поближе к председателю.
Еще со средних веков статус человека во многом проявлялся в том, какое место в собрании он занимал. Самый дорогой гость, самый уважаемый человек всегда будет сидеть рядом с хозяином или руководителем. Более того, наиболее важные и конфиденциальные разговоры тоже ведутся в присутствии председателя или поблизости от него. Чем дальше вы находитесь, тем меньше у вас шансов внести свой вклад в обсуждение темы. С другой стороны, если вы не слишком уверены в своем положении или не хотите высказываться по конкретному вопросу, поставленному на повестку дня, вы все равно окажетесь «в гуще событий». Участвовать, выступая в качестве активного слушателя, намного легче, когда вы сидите ближе к председателю, чем когда вы находитесь на противоположном конце стола, на периферии событий.
С точки зрения пространственного позиционирования не забывайте, что расположение лицом к лицу может восприниматься как конфронтация. Это может внести особый тон в ваше выступление в дискуссии и его восприятие окружающими. Предпочтительно оказаться «в одном ряду» со своими союзниками в том или ином вопросе, а не напротив них. Помните также, что групповая динамика может оказывать весьма странное воздействие на людей. Они по-разному ведут себя «группой» и поодиночке.
Выслушивание собеседников является гораздо более трудной проблемой во время совещания, чем в личной беседе с глазу на глаз. Так происходит, потому что в собрании каждый хочет высказаться, внести свой вклад в формирование общего мнения, а потому все ищут удобную ситуацию, чтобы прервать выступающего и произнести свое слово. Таким образом, просто сидеть и внимательно слушать говорящих недостаточно эффективно. Вы должны сознательно практиковаться в активном выслушивании, если собираетесь часто принимать участие в совещаниях.
Вам также потребуется тренировка в решительном отстаивании своей точки зрения, умении ясно, четко и энергично сформулировать свое мнение. Если вы располагаете информацией, давайте факты, а не мнения. Если вы не согласны с предыдущим оратором, уважайте и признавайте его точку зрения, хотя она и отличается от вашей, заявите об этом недвусмысленно, прежде чем вносить собственный вклад в обсуждение темы. Избегайте подобных замечаний: «Это нелепая идея», они привносят оттенок личностной оценки. Вместо этого вы можете сказать: «Меня несколько настораживает (смущает) это предложение, поскольку…». Всегда старайтесь вносить альтернативное предложение, а не просто критиковать то, что предлагают другие.
Если вы посещаете неформальную встречу — иначе говоря, вы не обязаны получать разрешение взять слово у председателя собрания — и вам необходимо прервать агрессивно настроенного оратора, оставайтесь спокойным и дождитесь возможности вмешаться мягко и не внося дополнительного раздражения. Используйте эффективные приемы языка тела, чтобы всем было ясно, что вы хотите внести свой вклад в обсуждение данного вопроса, и, если это необходимо, используйте имя выступающего, чтобы привлечь его внимание — что-то вроде: «Питер, я хотел бы кое-что добавить к твоим словам».
Начинайте говорить с той же громкостью и интонацией, что и предыдущий оратор, пока не возьмете ситуацию в свои руки. Зафиксировав то, что сказал Питер, покажите, что вы его внимательно выслушали и поняли его точку зрения: «Думаю, я понял то, что вы говорите, — вы полагаете… но мне кажется, что на это можно взглянуть иначе». Если агрессия Питера находится на пике, возможно, вам придется вмешиваться таким образом несколько раз, все время используя его имя и демонстрируя прием «заезженной пластинки» — повторение вашего комментария, пока человек не успокоится и не даст вам возможность высказать вашу точку зрения.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30